Tietosuojaseloste

EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus tuli voimaan 25.5.2018. Myös MLL:n Lahden yhdistys on huomioinut uuden lain toiminnassaan. Uusi tietosuojalaki on käsitelty hallituksen kokouksessa ja seuraamme tilannetta säännöllisesti ja suunnitelmallisesti.

MLL Lahti käsittelee kaikkia henkilötietoja suurella huolellisuudella: tietoja kerätään vain tarpeeseen, niitä säilytetään huolellisesti ja turhat tiedot hävitetään turvallisesti. Jos sinulla on kysyttävää aiheesta, voit ottaa yhteyttä sähköpostitse toimintakoordinaattori-lahti@mll.fi.


JÄSENREKISTERI

MLL:n jäsentiedot tallennetaan MLL:n keskitettyyn jäsenrekisteriin. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisyhdistyksen toimesta jäsenpalvelun hoitamiseksi ja tiedottamiseen. Pidäthän huolta, että tietosi ovat ajantasalla. Voit päivittää tietojasi nettisivuilla. 


ASIAKAS- JA HENKILÖSTÖREKISTERI

1. Rekisterin nimi

MLL Lahden yhdistyksen asiakas- ja henkilöstörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

MLL:n Lahden yhdistys ry. (0205555-8)
Erkonkatu 5, 15110 Lahti
Puhelinnumero: 050 464 2426
Sähköposti: toimintakoordinaattori-lahti@mll.fi 

3. Yhteyshenkilö

Toiminnanjohtaja
Puhelinnumero: 050 464 2426
Sähköposti: marjukka.salomaa@mll.fi

4. Henkilötietojen käsittelijä

MLL Lahden yhdistyksen henkilöstö.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja yhdistyksen jäsentoiminnan ylläpitämiseksi ja tapahtumiin tai maksulliseen toimintaan osallistuvien laskuttamiseksi. Lisäksi henkilötietoja käytetään tiedottamiseen ja lastenhoitotoiminnan järjestämiseen.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen asiakassuhteen hoitamista ja palkanmaksua varten.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

7. Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja käsitellään, ovat:

  • lastenhoitotoiminnan asiakasperheet tai hoitajat
  • kerho- ja kesäleiritoimintaan osallistuvat
  • tukioppilaskoulutukseen osallistuvat
  • perhekahviloiden vetäjät ja kävijät
  • vapaaehtoiseksi ilmoittautuneet

Rekisteriin kerätään vain tarpeellinen tieto toiminnan tai tapahtuman toteuttamiseksi.

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • osallistujan ja huoltajan etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot
  • osallistujan syntymäaika
  • tarvittaessa osallistujan allergiat ja sairaudet
  • muita tarpeellisia tietoja, esim. uimataito, valokuvauslupa
  • tarvittaessa tieto yhdistyksen jäsenyydestä

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn itse joko lomakkeella tai puhelimitse antamat tiedot.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan ainoastaan MLL-järjestön sisällä ja palkanlaskentaa varten tilitoimistolle.

Lastenhoitajien yhteystietoja luovutetaan lastenhoitopalvelua tarvitseville perheille, jotta palvelu on mahdollista toteuttaa.

Mahdollisessa perintätapauksessa rekisteritietoja siirretään määritellylle perintätoimistolle.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritietoja säilytetään Rekisterinpitäjän salasanasuojatussa tietokoneessa. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on  pääsy ainoastaan MLL:n Lahden yhdistyksen henkilöstöllä.

Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Kaikkia käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

- pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen; 

- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua niitä tietoja, mitä hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisena Rekisterinpitäjälle mieluiten kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin;

- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.2.2021.